Google API Datenschutz und Limited Use

Stand: 31.10.2026

Diese Information ergänzt die allgemeine WOFLO-Datenschutzerklärung für Nutzer, die ihr Google-Konto bzw. Google Workspace mit WOFLO verbinden.

1. Verantwortlicher

Jannik Robin Jaeger
Einzelunternehmen
Hauptstraße 52
86480 Aletshausen/Winzer
Deutschland

Datenschutz: datenschutz@woflo.de

2. Zweck der Google-Verbindung

WOFLO ermöglicht Kunden, ihr geschäftliches Google-Postfach mit WOFLO zu verbinden, damit vermietungsbezogene Kommunikation innerhalb des WOFLO-Workflows verarbeitet werden kann.

WOFLO fordert derzeit folgende Berechtigungen an:

• openid und email, um das verbundene Google-Konto zu identifizieren,
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify, um ungelesene Nachrichten außerhalb von Spam und Papierkorb abzurufen und erfolgreich verarbeitete Nachrichten als gelesen zu markieren,
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.send, um durch den WOFLO-Workflow veranlasste Nachrichten über das verbundene Konto zu versenden.

Damit kann WOFLO insbesondere:

• erforderliche E-Mail-Metadaten abrufen,
• Header und Textinhalt ungelesener Nachrichten lesen,
• Nachrichten dem passenden Vermietungsprozess zuordnen,
• vom Nutzer veranlasste Antworten bzw. Nachrichten versenden,
• den technischen Verbindungsstatus verwalten.

Dateianhänge werden vom derzeitigen Gmail-Postfachimport nicht in den Bewerberworkflow übernommen. Ausgehende Nachrichten können bei entsprechend genutzten Funktionen Anhänge enthalten. WOFLO verwendet die durch gmail.modify technisch erteilten weitergehenden Möglichkeiten nur für die beschriebenen Lese- und Als-gelesen-markieren-Funktionen.

3. Zugriff auf Google-Nutzerdaten

WOFLO greift nur auf Google-Nutzerdaten zu, nachdem der Nutzer die entsprechende OAuth-Verbindung ausdrücklich autorisiert hat.

Der Zugriff wird ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer aktivierten WOFLO-Funktionen verwendet.

4. Verwendung

Google-Nutzerdaten werden nicht verwendet:

• für Werbung oder Retargeting,
• für den Verkauf an Dritte oder Datenhändler,
• zur Bildung von Werbeprofilen,
• zur Bonitätsbewertung,
• zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner KI-/ML-Modelle,
• für von der Vermietungsfunktion unabhängige Analysezwecke.

Soweit vermietungsbezogene Inhalte durch WOFLO strukturiert oder klassifiziert werden, geschieht dies ausschließlich zur Bereitstellung der entsprechenden WOFLO-Funktion für den verbundenen Nutzer.

5. Lokale KI-Verarbeitung

Für die in WOFLO vorgesehene Verarbeitung vermietungsbezogener Inhalte werden lokale KI-Modelle innerhalb der WOFLO-Serverinfrastruktur in Deutschland eingesetzt.

Google-Nutzerdaten werden nicht an externe Anbieter generativer KI übertragen, um allgemeine KI-Modelle zu trainieren oder zu verbessern.

6. Speicherung

WOFLO speichert nur solche Google-Nutzerdaten, die für den vom Nutzer aktivierten Vermietungsworkflow erforderlich sind.

OAuth-Zugriffs- und Refresh-Tokens werden verschlüsselt in WOFLO gespeichert. Zugriffstokens werden bei einer erneuten Autorisierung ersetzt und nur zur Nutzung der Verbindung verwendet; ein technisch abgelaufener Tokenwert kann bis zur Ersetzung oder Bereinigung gespeichert bleiben.

Refresh-Tokens werden bei erneuter Autorisierung ersetzt und nach einer durch WOFLO bearbeiteten Trennung bzw. Kontobeendigung entfernt. Nutzer können die Berechtigung jederzeit unmittelbar in ihrem Google-Konto widerrufen. Die Trennung ist über eine autorisierte Backend-Funktion beziehungsweise WOFLO administrativ möglich; ein eigener Trennschalter im Dashboard wird nicht zugesichert. Bei bestätigter Kontoschließung wird weitere operative Verarbeitung gesperrt und die Entfernung der lokalen Zugangsdaten ausgelöst.

Bereits aus dem Postfach in einen Vermietungsprozess übernommene Nachrichten werden durch den Widerruf nicht sofort gelöscht. Für sie gelten die allgemeinen Aufbewahrungsregeln, grundsätzlich drei Kalendermonate nach dokumentierter Absage, Rücknahme oder Prozessabschluss; nach technisch erfasstem Abschluss des Vorgangs werden fällige vermietungsbezogene Nachrichten durch den täglich eingeplanten Löschlauf verarbeitet.

7. Weitergabe

Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies:

• zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten WOFLO-Funktion erforderlich ist,
• mit Einwilligung bzw. Autorisierung des Nutzers erfolgt,
• aus Sicherheitsgründen erforderlich ist,
• oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Technische Dienstleister werden nur im erforderlichen Umfang und unter geeigneten Datenschutzvereinbarungen eingesetzt.

8. Menschlicher Zugriff

WOFLO-Mitarbeiter oder Beauftragte greifen nicht routinemäßig auf Google-Nutzerdaten zu.

Ein menschlicher Zugriff erfolgt nur, soweit dies im Einzelfall erforderlich und zulässig ist, insbesondere:

• auf ausdrücklichen Wunsch bzw. mit Zustimmung des Nutzers zur Supportbearbeitung,
• zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls oder Fehlers,
• oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

9. Sicherheit

Google-Nutzerdaten werden durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt, insbesondere durch:

• verschlüsselte Transportverbindungen,
• Zugriffsbeschränkungen,
• sichere Token-Verwaltung,
• Mandantentrennung,
• Protokollierungs- und Sicherheitsmaßnahmen,
• verschlüsselte Backups.

10. Löschen und Widerruf

Der Nutzer kann die erteilte Google-Berechtigung über die Sicherheits- und Verbindungseinstellungen seines Google-Kontos widerrufen und WOFLO unter support@woflo.de mit der Entfernung der gespeicherten Verbindung beauftragen.

Nach bearbeiteter Beendigung der Verbindung werden nicht mehr erforderliche Authentifizierungsdaten gelöscht. Bereits im Rahmen eines legitimen Vermietungsprozesses gespeicherte personenbezogene Daten unterliegen den in der allgemeinen Datenschutzerklärung beschriebenen Fristen.

11. Google Limited Use

Die Nutzung von Informationen, die WOFLO über Google Workspace APIs erhält, erfolgt unter Einhaltung der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited Use Requirements.